雑然とした机よサラバ！　オフィスでも自宅でもドキュメント管理はコレでOK(1/3)

　日々の仕事に追われていると、いつの間にか貯まる書類。FAXやら名刺やら報告書やら請求書やらが机の上にうず高く積まれ、貴重な作業スペースが圧迫されていく。こうした机上の惨状を解決へと導いてくれるのが、PFUのパーソナルドキュメントスキャナ「ScanSnap S1300」だ。ボタン一つで書類を取り込み、実物のバインダに紙文書をファイリングしていく感覚でドキュメントデータを管理できる。これ一台で雑然とした机はスッキリし、情報活用の効率は大きく向上する。そんな夢のビジネスツールの全貌に迫った。

世界シェアNo.1メーカーが贈るパーソナルドキュメントスキャナ

　「スキャナ」と聞いてまず思い浮かべるのは、プリンタとコピー、スキャナ機能が一体となった複合プリンタや、写真やフィルムを高画質で取り込むイメージスキャナだろう。しかしビジネスの世界では、スキャナといえば紙文書を電子データ化する業務用イメージスキャナが一般的だ。

　業務用イメージスキャナの分野で世界シェアNo.1（※1）を誇るPFUから新たに登場したのが、今回紹介する「ScanSnap S1300」だ。去る11月16日に発表されたばかりの「S1300」は、従来機「S1500」や「S1500M」の機能を継承しながら、添付ソフトウェアのバージョンアップや新機能の搭載、洗練度を増したデザインといった進化を遂げた「ScanSnap」シリーズのフラッグシップモデルである。

　スキャナなどのメーカーであると同時に、住宅金融会社でのローン手続き書類の電子化、医療機関での医療情報の電子化、役所での書類電子化など、スキャナを中核に据えたドキュメントソリューションで豊富な実績をもつシステムインテグレータでもあるPFU。そんなPFUならではの高度な機能と使いやすさを備えた「ScanSnap S1300」の機能の数々を紹介していこう。

※1　欧州はInfoSource（2006年度）の集計に基づきPFUにて推計。日本・北米はインフォトレンズ（2006年度）の調査に基づき集計

リングファイルに書類をファイリングしていく感覚

　「ScanSnap S1300」を見てまず驚くのは、そのスリムなデザインとコンパクトなボディ。机の上に違和感なく溶け込み、貴重な作業スペースを圧迫することがない。先入観なしに本機を見たら、これがスキャナだとは思わないはずだ。

　毎分8枚、両面16面（※2）を読み取ることができるスピードも大きなポイントだ。一般的なスキャナはフタを開けて1枚ずつ原稿をセットし、PCから読み取り操作を行わなければならないが、「S1300」は一度のセットで8枚の文書の両面を読み取り、保存することができる。このあたりは、ビジネススキャナを知り尽くしたPFUならではだ。

※2　USBバスパワー駆動時は毎分4枚、両面8枚

　高度なビジネスシーンにも耐える機能を持ちつつ、個人ユーザーもターゲットとするだけあって、ワンプッシュでビジネスに最適なPDFを作成してくれる簡単操作も本機の大きなポイント。ドキュメントの種類や状態を自動的に判断し、最適な電子データを作成するインテリジェント機能に磨きがかけられ、煩わしい設定や操作を行う必要がない。

　この「インテリジェント機能（ISW）」は、読み取った画像からインデックス情報を生成する「インテリジェント・インデックス機能」、PDF内のキーワード情報で保存先を仕分ける「キーワード自動仕分け機能」、マーカーで囲った部分を自動認識して切り出し、PDF化する「インテリジェント・クロッピング機能」、書類の色を識別して圧縮率を最適化する「カラー自動判別機能」という四つの機能で、書類のPDF化を強力に支援する。難しいことは考えずに、ボタン一つで極めて手軽かつ簡単に文書を電子データにすることができる。その操作感は、バインダーに書類をファイリングしていく感覚に近い。